Dilek Kurt

İç Denetimleriniz Etkin mi?

iç deneim

Firmaların kalite ve gıda güvenliği yönetim sistemlerinin bir parçası olarak risk analizine dayalı sıklıklarda iç denetimler ve saha denetimleri yapması gerekmektedir. Denetimlerin amacı sisteminizin kurguladığınız gibi sürdürülüp uygulandığını onaylamak, varsa eksik yanlarını bulup sisteminizi iyileştirmektir.

Peki yapılan denetimler ne kadar etkin oluyor?

İşim gereği birçok firmada denetimler yapıyorum ve firmaların iç denetim sistemlerinde bazı konuların yeterince detaylı olmadığını, kavranmadığını ve sonuç olarak da yapılan denetimlerin yeterince etkin bir şekilde yapılıp sürekli iyileştirme amacına hizmet etmediğini görebiliyorum.

Bunun birçok farklı nedeni olabiliyor: firmada bu konuda yetkin yeterli personel olmaması, az personelle çok iş yapmak, yönetim sistemlerinin yeterince özümsenmemesi, bilinmemesi ya da önemsenmemesi.

Denetimlerde gördüğüm yaygın eksikler:

  • Denetimi yapan kişilerin denetlediği standart maddelerini yeterince bilmiyor olması
  • İç denetim ve saha denetimini nasıl etkin bir şekilde yapacağını bilmemesi
  • Denetim soru listesi ve/veya denetim raporunda denetlenen maddeye dair objektif verilerin olmaması
  • Tüm sistemin tek bir denetçi tarafından denetlenmesi
  • Denetim sonucunda tek bir uygunsuzluk dahi bulunmaması
  • Hazırlanmış denetim soru listelerinin denetlenen standart maddelerinin tümünü içermiyor olması ya da yeni versiyona göre güncellenmemiş olması
  • Risk bazlı bir yaklaşım ile denetim yapılmaması -sistemin tüm parçalarının sadece yılda bir ve tek bir denetim gününde denetlenmesi
  • Denetim sonucunda tespit edilen uygunsuzlukların belirlenen süre içinde kapatılmaması

Etkin bir denetim yapmanın püf noktaları:

  • Risk analizine dayalı denetim yapmak -hangi proses, standart maddesi hangi sıklıkta ve yılın hangi periyodunda denetlenecek
  • Uygun sayıda denetçi olması -denetçiler kendi yaptıkları işi denetlememeli
  • Denetçilere denetlenen standart ile ilgili uygulamalı iç denetim eğitimi vermek
  • Denetim soru listesi ve/veya raporun nasıl doldurulması gerektiğini denetçiye anlatmak
  • Tespit edilen uygunsuzlukların zamanında kapatılmasını sağlamak -kök neden analizine dayalı aksiyonlar almak

Uygulamalı iç denetim eğitimi nasıl olmalıdır?

  • Denetçi adayının tecrübeli bir denetçiyi denetim yaparken izlemesi ve sonrasında denetçi adayının denetim yaparken tecrübeli bir denetçi tarafından izlenmesi
  • Saha denetimlerinde nelere dikkat edilmeli, hangi alanlar nasıl denetlenmeli uygulamalı olarak göstermek

Denetimler örnekleme metodu ile yapılır ve denetim sırasında gözden geçirilen dokümanlar, kayıt örnekleri, sistemin genel işleyişi vs. objektif kanıt olarak rapora yazılmalıdır.

Firmanızda denetim yapacak yetkin bir personel yoksa ya da yeterli sayıda denetçi yoksa dışarıdan bir firmadan ya da tecrübeli bir danışmandan/denetçiden destek alabilirsiniz. Dışarıdan destek alacaksanız eğer, çalışacağınız firmanın, danışmanın ya da kişinin bu konudaki yetkinliğini, eğitimlerini ve tecrübesini sorgulamayı ve bunlara dair kanıtları dosyanıza koymayı unutmayın.

Üçüncü taraf denetimlerde gelen denetçiyi denetim yaparken izlemek dahi firmalar için bir eğitim olabilir. Denetçi hangi maddeyi nasıl denetliyor, örnekleme denetimi nasıl yapıyor, sahada denetim yaparken nelere bakıyor, not tutuyor mu, hangi soruları soruyor, vs.

İç denetimlerde ya da saha denetimlerinde hiç uygunsuzluk bulunmaması sisteminizin tıkır tıkır işlediğini göstermez bence aksine denetimi yeterince etkin yapmadığınızı gösterir. Her zaman firmalara söylediğim gibi ben uygunsuzluk buluyorsam siz on katını bulursunuz çünkü bu sizin sisteminiz ve sürekli bu sistemin içindesiniz. Uygunsuzluk bulmak kötü bir şey değildir aksine nerelerde eksiğiniz olduğunu görür ve bunlarla ilgili aksiyonlar alırsınız, sisteminizi iyileştirirsiniz.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Yazıyı Paylaş

Contact Us