Küresel Coronavirus (Covid-19) salgını nedeniyle denetimler yapılamaz duruma geldi ve bu süreçte BRC-food ve FSSC 22000 belgelerine sahip firmaların ne yapması gerektiği ve bu sürecin nasıl yönetileceği ile ilgili IAF (Uluslararası Akreditasyon Forumu) ve GFSI teknik komitesi tarafından kılavuzlar yayınlandı.
Buna göre, halihazırda BRC belgeli olan firmalarda eğer aşağıdaki durumlardan dolayı denetim yapılamıyor ise, risk değerlendirme yapılarak belgesi 6 ay uzatılabilir:
- Firma sahası, devlet tarafından seyahat kısıtlaması getirilen bir ülke ya da bölgede yer alıyorsa
- Firma kendi politikası ve çalışan sağlığını koruması gereği ziyaretçi ve denetçi kabul etmiyorsa
- Belgelendirme kuruluşu denetçilerin belirli bir ülkeye ya da bölgeye seyahat etmesini kısıtladıysa
Peki risk değerlendirmesi nasıl yapılacak?
Bu konuda belgelendirmeyi yapan kuruluşunuz ile iletişime geçip, süreç hakkında bilgi edinmeniz gerekmektedir. Risk değerlendirmesi yapmak için firmadan aşağıdaki dokümanlar istenmektedir:
- Covid 19 için acil durum planı
- Covid 19 için firmanın aldığı tedbirler ve faaliyetlerindeki önemli değişikliker
- Sahaya erişim politikası (hizmet sağlayıcılar, ziyaretçilerin sahaya erişimi ile ilgili kurallar)
- İç denetim planının güncel durumu ve düzeltici faaliyetler
- En son yapılan iç denetimlerin raporları ve uygunsuzluk raporları
- Son 4 ay içinde alınan müşteri şikayetleri/trendleri ve bu şikayetler için yapılan kök neden analizleri ve alınan düzeltici faaliyetler
- Son BRC denetiminden bu yana yapılan herhangi bir ürün geri çekme/geri çağırması
- En son yapılan yönetimin gözden geçirmesi tutanağı
Bu dokümanlar onaylı bir BRC denetçisi tarafından gözden geçirilir ve sonrasında firma ile denetçi bir görüşme yaparak, bu konular üzerinde tartışır, dokümanlarda/kayıtlarda bir eksiklik tespit edilirse, bu firmaya raporlanır ve firma ile görüşmeden sonraki 7 ila 28 gün içinde (belgelendirme kuruluşu tarafından bildirilen süre) firma tarafından denetçiye kapatma delilleri ile birlikte düzeltici faaliyet planı gönderilir.
Mevcut belgenin uzatılması ancak AA, A ve B grade belgeye sahip firmalar için mümkün olacaktır, C ve D grade belgesi olan firmalar için belge süresinin uzatılması sözkonusu değildir.
Belgesi uzatılan firmaların belge kapsamında ve grade’inde herhangi bir değişiklik yapılmayacaktır.
BRC belgeli ambalaj firmaları için, risk değerlendirmesi yapılarak BRC-IOP/5.versiyondan belge 6 ay uzatılabilir. Seyahat kısıtlaması kaldırıldıktan sonra, 6.versiyondan yerinde denetimler yapılacaktır.
Kaynak:
- IAF Informative Document For Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations Issue 1 (IAF ID 3: 2011)-https://www.iaf.nu/upFiles/IAFID32011_Management_of_Extraordinary_Events_or_Circumstances.pdf
- BRC072 BRCGS Audits impacted by Covid-19 (25.03.2020)-https://www.brcgs.com/media/2082456/2532020-update-brc072-brcgs-audits-impacted-by-covid-19-v3.pdf